miércoles, 20 de mayo de 2009
martes, 19 de mayo de 2009
ESTRUCTURA: BUSCAR V
Buscarv Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Estructura:
BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
ESTRUCTURA: BUSCAR H
Buscarh Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Estructura:
BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Estructura:
BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
ESTRUCTURA: BUSCAR H
Buscarh Esta función realiza lo mismo que la función anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que está dentro de la misma columna del valor encontrado.
Estructura:
BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que se desea obtener dato; Ordenado)
Cómo usar el filtrado de Excel para encontrar datos rápidamente
A la mayoría de los usuarios les resultan muy útiles las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel para reunir información sobre clientes, productos, ingresos de ventas y otros tipos de datos. Pero cuando el volumen de los datos de una sola columna de la hoja de trabajo llega a incluir docenas de columnas o filas, resulta todo un reto repasarlos. Si, por ejemplo, deseas aislar en los últimos seis meses los diez mejores clientes de una región determinada, es posible que tardes mucho tiempo revisando los datos introducidos.
Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes..
Todos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, en una columna no se puede mezclar texto con números, ni números con fechas. 
Nota: si antes de hacer clic en la opción Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, sólo se mostrará una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos.
3. Empezar a filtrar datos
Supongamos que la hoja de trabajo contiene datos de ventas por clientes. Cada entrada de cliente incluye información sobre la ubicación del cliente, los productos que adquiere, las fechas de compra, los ingresos y el margen de beneficio de cada compra. Tal vez deseas ver la actividad de ventas sólo para los clientes de la región Oeste. Excel puede ayudarte a hacerlo.
Para ver sólo la actividad de ventas de clientes de la región Oeste, haz clic en la flecha Autofiltro de la columna cuyo encabezado sea Región. Cuando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrará una lista. En la lista se muestran todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, de manera que puedas buscar rápidamente el artículo que desees. En este caso, te desplazarás hasta Oeste y harás clic.
Cuando hagas clic en Oeste, Excel ocultará todas las filas de la hoja de trabajo excepto las que contienen ese texto en la columna.
4. Aplicar filtros adicionales
Si deseas centrarte en información aún más específica, puedes volver a filtrar por otra columna, después por otra, y así sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que hay junto a cualquier encabezado de columna.
Después de filtrar por Región, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Número de producto y filtrar esa columna para ver sólo los clientes de la región Oeste que hayan adquirido el número de producto 12-100.
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
Afortunadamente, Excel incluye una función de Autofiltro fácil de usar que permite mostrar sólo lo que se necesita ver y ocultar el resto de información. Al aplicar un filtro, los datos no se modifican. En cuanto se elimina el filtro, todos los datos vuelven a aparecer tal como estaban antes..
A continuación se describe cómo usar la herramienta Autofiltro de Excel.
1. Asegúrate de que el tipo de datos sea el mismo en todas las columnas
En la hoja de cálculo, en la fila superior de cada columna debe mostrarse un encabezado que describa el contenido de la columna, como por ejemplo "Número de producto" o "Cliente".
Todos los datos de cada columna deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, en una columna no se puede mezclar texto con números, ni números con fechas.2. Activar el Autofiltro
Ahora haz clic dentro de cualquier celda de datos y activa el Autofiltro haciendo lo siguiente:
8 En Office Excel 2003, haz clic en el menú Datos, elige Filtro y después haz clic en Autofiltro.
8 En Office Excel 2007, haz clic en la pestaña Datos y, en el área Sort & Filter (Ordenar y filtrar), haz clic en Filter (Filtro).
Las flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabezado de columna.
Ahora haz clic dentro de cualquier celda de datos y activa el Autofiltro haciendo lo siguiente:
8 En Office Excel 2003, haz clic en el menú Datos, elige Filtro y después haz clic en Autofiltro.
8 En Office Excel 2007, haz clic en la pestaña Datos y, en el área Sort & Filter (Ordenar y filtrar), haz clic en Filter (Filtro).
Las flechas del Autofiltro aparecen ahora a la derecha de cada encabezado de columna.
Nota: si antes de hacer clic en la opción Autofiltro seleccionas toda una columna en lugar de una celda, sólo se mostrará una flecha de Autofiltro en la columna seleccionada, no en todas las columnas de datos.3. Empezar a filtrar datos
Supongamos que la hoja de trabajo contiene datos de ventas por clientes. Cada entrada de cliente incluye información sobre la ubicación del cliente, los productos que adquiere, las fechas de compra, los ingresos y el margen de beneficio de cada compra. Tal vez deseas ver la actividad de ventas sólo para los clientes de la región Oeste. Excel puede ayudarte a hacerlo.
Para ver sólo la actividad de ventas de clientes de la región Oeste, haz clic en la flecha Autofiltro de la columna cuyo encabezado sea Región. Cuando hagas clic en una flecha Autofiltro, se mostrará una lista. En la lista se muestran todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, de manera que puedas buscar rápidamente el artículo que desees. En este caso, te desplazarás hasta Oeste y harás clic.
Cuando hagas clic en Oeste, Excel ocultará todas las filas de la hoja de trabajo excepto las que contienen ese texto en la columna.4. Aplicar filtros adicionalesSi deseas centrarte en información aún más específica, puedes volver a filtrar por otra columna, después por otra, y así sucesivamente. Para aplicar un filtro puedes hacer clic en la flecha que hay junto a cualquier encabezado de columna.
Después de filtrar por Región, por ejemplo, puedes hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Número de producto y filtrar esa columna para ver sólo los clientes de la región Oeste que hayan adquirido el número de producto 12-100.
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente. 5. Usar técnicas de filtrado avanzadas
Excel también permite realizar tipos de filtrado más sofisticados. Dos tipos especialmente útiles son el de diez mejores y el filtrado personalizado.
Búsqueda de los diez mejores (o peores) de una columnaEl filtro de diez mejores se puede usar en columnas numéricas o de fechas. Con los diez mejores puedes buscar los diez elementos superiores o inferiores (los números o fechas más grandes o más pequeños). Y no estás limitado a encontrar los diez elementos superiores o inferiores. Se puede elegir cuántos elementos se desea ver: sólo 1 o hasta 500. Se pueden usar los diez mejores para buscar los productos con el precio más alto o más bajo, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver los estudiantes con las mejores o peores notas.
Para usar la característica de los diez mejores en una columna de datos de Excel 2003, haz clic en una celda de datos de la columna y después haz clic en la fecha de Autofiltro de la columna.
8 En Excel 2003, haz clic en (10 mejores…) que hay junto a la parte superior de la lista desplegable.
8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y después selecciona Top 10 (10 mejores).
Se abrirá el cuadro de diálogo Top 10 AutoFilter (Autofiltro de los diez mejores). En el cuadro de diálogo, selecciona Top (Superior) o Bottom (Inferior). A continuación, selecciona un número. Por último, selecciona Items (Elementos) o Percent (Porcentaje).
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
Uso de filtros personalizadosCuando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la elección realizada. Si deseas ver más de una selección en una columna, puedes crear filtros personalizados.
Para crear un filtro personalizado,
8 En Excel 2003, haz clic en (Personalizar...) cerca de la parte superior de la lista desplegable.
8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y a continuación haz clic en Custom Filter (Filtro personalizado).
Se abrirá el cuadro de diálogo de Autofiltro personalizado. Ahora puedes especificar dos requisitos de filtrado par la columna de datos. Por ejemplo, se pueden ver clientes que adquirieron los números de producto 12-100 y 12-500.Nota: asegúrate de seleccionar el botón Or (O), ya que en caso contrario no verás ningún resultado.
6. Desactivar el filtrado
La manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros que hayas aplicado y de las columnas de las que quieras eliminarlos.
8 Para eliminar un filtro de una columna, haz clic en la flecha de Autofiltro que hay junto a esa columna y a continuación haz clic en Todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas que ocultaba el filtro.
8 Para eliminar todos los filtros a la vez, elige Filtro en el menú Datos, y después haz clic en Mostrar todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero dejará activada la opción Autofiltro.
8 Para desactivar el Autofiltro, señala a Filtro en el menú Datos y después haz clic en Autofiltro.
8 Para eliminar los filtros de la hoja de cálculo, deja sin seleccionar Autofiltro (Excel 2003) o Filter (Excel 2007) del menú Excel. Volverán a aparecer todos los datos de la hoja de cálculo.
Excel también permite realizar tipos de filtrado más sofisticados. Dos tipos especialmente útiles son el de diez mejores y el filtrado personalizado.
Búsqueda de los diez mejores (o peores) de una columnaEl filtro de diez mejores se puede usar en columnas numéricas o de fechas. Con los diez mejores puedes buscar los diez elementos superiores o inferiores (los números o fechas más grandes o más pequeños). Y no estás limitado a encontrar los diez elementos superiores o inferiores. Se puede elegir cuántos elementos se desea ver: sólo 1 o hasta 500. Se pueden usar los diez mejores para buscar los productos con el precio más alto o más bajo, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver los estudiantes con las mejores o peores notas.
Para usar la característica de los diez mejores en una columna de datos de Excel 2003, haz clic en una celda de datos de la columna y después haz clic en la fecha de Autofiltro de la columna.
8 En Excel 2003, haz clic en (10 mejores…) que hay junto a la parte superior de la lista desplegable.
8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y después selecciona Top 10 (10 mejores).
Se abrirá el cuadro de diálogo Top 10 AutoFilter (Autofiltro de los diez mejores). En el cuadro de diálogo, selecciona Top (Superior) o Bottom (Inferior). A continuación, selecciona un número. Por último, selecciona Items (Elementos) o Percent (Porcentaje).
Puedes filtrar las columnas en cualquier orden que elijas. Los filtros se aplican progresivamente, según el orden en que los apliques. Cada filtro limita los datos sobre los que se puede aplicar el filtro siguiente.
Uso de filtros personalizadosCuando se filtra eligiendo desde la lista desplegable de Autofiltro, se oculta todo excepto la elección realizada. Si deseas ver más de una selección en una columna, puedes crear filtros personalizados.
Para crear un filtro personalizado,
8 En Excel 2003, haz clic en (Personalizar...) cerca de la parte superior de la lista desplegable.
8 En Excel 2007, haz clic en Numbered Filters (Filtros numerados) y a continuación haz clic en Custom Filter (Filtro personalizado).
Se abrirá el cuadro de diálogo de Autofiltro personalizado. Ahora puedes especificar dos requisitos de filtrado par la columna de datos. Por ejemplo, se pueden ver clientes que adquirieron los números de producto 12-100 y 12-500.Nota: asegúrate de seleccionar el botón Or (O), ya que en caso contrario no verás ningún resultado.
6. Desactivar el filtradoLa manera de eliminar los filtros depende de la cantidad de filtros que hayas aplicado y de las columnas de las que quieras eliminarlos.
8 Para eliminar un filtro de una columna, haz clic en la flecha de Autofiltro que hay junto a esa columna y a continuación haz clic en Todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas que ocultaba el filtro.
8 Para eliminar todos los filtros a la vez, elige Filtro en el menú Datos, y después haz clic en Mostrar todo. Con esa opción se mostrarán todas las filas ocultas por todos los filtros de la hoja de trabajo pero dejará activada la opción Autofiltro.
8 Para desactivar el Autofiltro, señala a Filtro en el menú Datos y después haz clic en Autofiltro.
8 Para eliminar los filtros de la hoja de cálculo, deja sin seleccionar Autofiltro (Excel 2003) o Filter (Excel 2007) del menú Excel. Volverán a aparecer todos los datos de la hoja de cálculo.
ORDENAR DATOS EN EXCEL
Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado para poder contestar ciertas preguntas De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos. Ordenar puede ayuda a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente.
Si sus filas contienen una fórmula, debe ser extra cuidadoso cuando construya la fórmula. Asegúrese que después de Ordenar, la fórmula todavía funcionará. Mover las celdas por los alrededores puede destruir algunas fórmulas.
Botones
Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Boto
nes, Orden Ascendente y Orden Descendente.
Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!
Diálogo
Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones
de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.
Puede establecer Ordenar en tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.
Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado para poder contestar ciertas preguntas De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos. Ordenar puede ayuda a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente.
Si sus filas contienen una fórmula, debe ser extra cuidadoso cuando construya la fórmula. Asegúrese que después de Ordenar, la fórmula todavía funcionará. Mover las celdas por los alrededores puede destruir algunas fórmulas.
Botones
Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Boto
nes, Orden Ascendente y Orden Descendente.Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!
Diálogo
Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones
de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.Puede establecer Ordenar en tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.
miércoles, 6 de mayo de 2009
martes, 5 de mayo de 2009
Filtro común - Autofiltro
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.
Filtros avanzados
Autofiltro permite filtrar una lista de acuerdo a una serie de criterios. Por cada columna podemos elegir hasta dos criterios, combinándolos con los operadores Y (AND) u O (OR).Autofiltro es una gran herramienta para filtrar datos, pero en ciertas ocasiones resulta limitada. En muchos de esos casos podemos utilizar Filtro Avanzado. En esta nota veremos otros usos de Filtro Avanzado.
Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas edades. 
Como pueden ver hemos dejado algunas líneas en blanco por encima de la lista. Esto es necesario para permitir introducir los criterios con los cuales queremos filtrar la lista.
Supongamos que queremos filtrar la lista de manera que vemos todas las personas mayores de 40 años o menores de 30 años. El primer paso consiste en copiar los encabezamientos de las columnas en la fila 1; luego escribimos los criterios en las celdas B2 y B3
Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango que contiene los criterios.
Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista
Para volver a mostrar todas las líneas usamos el menú Datos—Filtro—Mostrar todo
Al escribir los criterios en distintas líneas estamos indicando a Excel que queremos usar el operador O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND) tenemos que poner los criterios en la misma línea. Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores de 30 años
Nótese que usamos R* como criterio.
También podemos combinar operadores Y (AND) y O (OR)
Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que aparecen más de una vez. Para eso usaremos la fórmula = CONTAR.SI ($A$6:$A$15,A6) >1
Otra gran ventaja de Filtro Avanzado es que nos permite copiar la lista filtrada a otra ubicación en la hoja. Volviendo sobre el ejemplo anterior, marcamos la posibilidad "Copiar a otro lugar", por ejemplo a D1.
Como podemos ver, Filtro Avanzado permite filtrar listas de maneras que no serían posibles con Autofiltro.
Empecemos por considerar esta lista de nombres con sus respectivas edades. Como pueden ver hemos dejado algunas líneas en blanco por encima de la lista. Esto es necesario para permitir introducir los criterios con los cuales queremos filtrar la lista.
Supongamos que queremos filtrar la lista de manera que vemos todas las personas mayores de 40 años o menores de 30 años. El primer paso consiste en copiar los encabezamientos de las columnas en la fila 1; luego escribimos los criterios en las celdas B2 y B3
Ahora abrimos el menú Datos—Filtro--Filtro Avanzado y señalamos la tabla de datos y el rango que contiene los criterios.
Apretamos aceptar y Excel filtrará la lista
Para volver a mostrar todas las líneas usamos el menú Datos—Filtro—Mostrar todo
Al escribir los criterios en distintas líneas estamos indicando a Excel que queremos usar el operador O (OR). Si queremos usar el operador Y (AND) tenemos que poner los criterios en la misma línea. Por ejemplo, si queremos mostrar solo aquellos cuyo nombre empieza con la letra R y son mayores de 30 años
Nótese que usamos R* como criterio.
También podemos combinar operadores Y (AND) y O (OR)
También podemos usar fórmulas como criterio. Para esto deben cumplirse dos condiciones:
1 - que den como resultado un valor VERDADERO o FALSO.
2 – el encabezamiento del rango de criterios debe ser distinto del encabezamiento de la columna de datos
Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos nombres cuya edad sea menor que la edad promedio de la lista. En el rango de criterios ponemos esta fórmula
1 - que den como resultado un valor VERDADERO o FALSO.
2 – el encabezamiento del rango de criterios debe ser distinto del encabezamiento de la columna de datos
Por ejemplo, queremos mostrar sólo aquellos nombres cuya edad sea menor que la edad promedio de la lista. En el rango de criterios ponemos esta fórmula
Otro ejemplo sería mostrar aquellos nombres que aparecen más de una vez. Para eso usaremos la fórmula = CONTAR.SI ($A$6:$A$15,A6) >1
Otra gran ventaja de Filtro Avanzado es que nos permite copiar la lista filtrada a otra ubicación en la hoja. Volviendo sobre el ejemplo anterior, marcamos la posibilidad "Copiar a otro lugar", por ejemplo a D1.
Como podemos ver, Filtro Avanzado permite filtrar listas de maneras que no serían posibles con Autofiltro.
Orden de datos en Excel (INTRODUCCION)
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
Ordenar texto
1- Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
Ordenar texto
1- Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
2- En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
3- Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
Ordenar números
1- Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
2- En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Ordenar fechas u horas
1- Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2- Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3- En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes.
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos.
Ordenar por color de celda, color de fuente, o ícono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
1- Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.
2- En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. 
Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
3- En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.
4- En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.
5- En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.
6- En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas.
7- Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.
Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar.
Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación.
Ordenar por lista personalizada
Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas.
1- También puede crear una lista personalizada.
2- Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.
3- En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación.
Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar.
4- En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada.
5- En Ordenar, seleccione Lista personalizada.
6- En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior, haría clic en Alto, Medio, Bajo.
7- Haga clic en Aceptar
Página de donde proviene la información
http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100739473082.aspx
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